こんにちは！おハムです
最近は照会で済ませがちな、介護認定更新でのサービス担当者会議！
感染が落ち着いてきたこともあり再開になってきています
サービス担当者会議は、利用者（家族）とケアチームで情報意見を相互交換出来、お互いの信頼感を築く、一石二鳥どころか何鳥も狙えるすばらしい機会です
ところが、この会議に苦手意識を持つ人は私も含め（笑）、大勢います
どうしたら、中身の濃い、盛り上がった会議にできるのか調べてまとめてみました！
参加率アップをめざす！
予定した顔ぶれが集まらないと想定した話し合いで合意納得が得られず会議の目的が未消化に終わります
参加率も会議の成功の大切な要因です
参加率が想定外に低くなっている原因は3つあります
【参加率の少なくなりがちな会議】
①参加じゃなくても大丈夫という思い込み
多くの人は忙しいため参加する会議に優劣をつけています。自分がいないとまずいという義務感で参加する人もいれば、「この会議はスルーしても大丈夫だろう」とすっぽかす事業所も！？
②更新時のサービス担当者会議
事業者にとって、数多くある会議の１つですが、利用者にとっては久しぶりにケアチーム一同が集まる唯一の場です。利用者が、多くの人に支えてもらっていると実感することができる大切な機会になります。更新であっても、困りごとなどを共有して同じ方向を向いて支援するチャンスとなります
③急な招集で時間が調整できない
参加率が悪い理由に「急な招集」があります。急に話は打ち合わせは案内と参加率が良く切迫感のある空気が生まれます。しかし、3ヶ月～24ヶ月に1回の更新時のサービス担当者会議はあらかじめ参加者がそれぞれ準備して集まれるものです。それを、3～7日前に招集されたのでは家族やケアチームたまったものではありません！
【会議参加率アップのための3つの工夫】
次の3つの工夫によって、調整はうまく進み会議への期待感を高めることができます
１）はやめに出席予定と欠席をとる
いきなり開催案内をするのは事業所や家族に無理な時間調整をしていることになります
確定した日程が分かるのが一週間前でも1～2か月前でもから開催をお知らせします
その際に、参加者の顔ぶれを表記します
参加者の実名出すことで責任感を持ってもらい、（予定）と加えることで強制力を緩和します
まだ影響力のある人を示すことで、「〇〇先生や家族の〇〇さんが参加予定なら」と参加の動機づける仕掛けとなります
①開きたい予定の期間を伝える
②開く日程の候補を3～5つ挙げておく
③開催日を絞る確認作業をする
④開催日と宿題役割を連絡する
⑤出欠の確認代理文書参加をする
２）役割を与える
主体的な姿勢を引き出すために事前に「〇〇について5分程度話して欲しい」と内容と時間の枠を示す
３）多様な参加スタイルを工夫する
近くに住む実際の介護に関わる人だけになりがち
遠くに住む家族は「蚊帳の外」に追いやられて関わるタイミングを逃していることもあります
一部の家族に負担が集中してしまう事態を招いてしまう場合もあります
テレビ電話・書面・手紙・FAX など遠くの家族にも参加してもらえるように多様な参加スタイルを提案しましょう
担当者会議のマナー
会議で注意したいのは「場の空気」
初対面通しも多い会議の場では、「知らない人がいる」ことで緊張感が生まれるのは“当然”です。どうすればいいの？
①開始10分前には到着し、第一声の挨拶（お疲れ様です、こんにちは）を自分から行う
ケアマネジャーはそれぞれの人と「知り合い」ですが、集まった人たち同士は初対面のことも多く事業所によっては代理参加の可能性もあります
初対面同士の人の間に入り紹介しましょう
②時間厳守で開始
全員の時間をすり合わせた貴重な時間ですから無駄にはできません。遅刻者を待つことは時間を守ってきた人への礼儀を欠くことです
欠席する、遅れて参加する人については理由も合わせて最初に他の参加者に報告します
遅れてきた人には、ここまで何を話し合ってきたかを簡単に要約して伝え、会議後にフォローします
③会議の流れ・予定終了時間を最初に説明します
（例）更新の際の担当者会議の流れ
1）自己紹介・近況の報告
2）これまで（1年から半年）を振り返り、各事業者のモニタリング情報を発表する
3）ケアプランの全体説明
4）ケアプランにおいて各事業その取り組みを質疑応答
5）ケアプランについての話し合い
6）まとめと今後の予定
このように流れと目安時間を伝えることで、話のブレを防ぎ集中した効率的な話し合いを行うことができます
ただし多少の脱線を受け入れることも進行には大切なことです
盛り上がる会議にしたい
ケアチーム全員が集まる年に1回かもしれない会議がケアプランの説明と確認だけで終わってしまうのはあまりにももったいないです
ではケアマネジャーは、どのようにして会議を盛り上げればいいのでしょうか？
①参加者に期待感を持って会議に参加してもらうこと
会議の目的はもちろん、「参加者に話をしてもらう（もらいたい）エピソードやテーマ」を伝え、あとは当日を楽しみにと動機付けを行います
②進行役は参加者の発言を受け止めることに集中すること
誰の発言にもアイコンタクトを送り、うなづき、興味を示します
発言者に安心感を与えるためには、うなづきは少し大袈裟なくらいがいいでしょう
聞きっぱなしではなく、参加者に質問や意見を促す、議論を深めるために、進行役からさらに質問をすることも大切です
③参加者全員に必ず発言をしてもらうように根回しする
会議でケアマネジャーが一方的に話していてばかりでは参加者は発言できません
利用者（家族）も発言しやすいように「このような話題を振りますのでご意見よろしくお願いします」などと事前に伝えておきましょう。参加できない家族からに手紙やメールを事前にもらって代読するのも良いでしょう
④聞き手に聞き取りやすいようにはっきりと大きな声で発言・報告をしてもらえるよう、最初に願いします
下を向いて資料を読み上げる場合などは特に声がこもりがちですから注意が必要です
「環境づくり」も大切なマナー
①環境
会議の雰囲気には「環境」が大きく影響します。会議をするには、狭い・広すぎる、暑い・寒い・湿気、部屋が暗い、周囲の騒音が気になるなどがあっては参加者が会議に集中できません
利用者宅で会議を開く際には少し早めの時間に行って、空気を入れ替える、できる範囲で会議スペースを整えるなど、参加者が集中できる環境をと整えます
会議に集中できる環境であるか確認しましょう
どうしても参加者に我慢を強いる場合は、あらかじめ「今日は正座ですが、短い時間ですのでよろしくお願いします」「無理せずに足を崩してください」などと冒頭に断り、参加者の理解を求める
まとめ
すごく久しぶりの「介護認定更新の担当者会議」の前に復習してみました
照会で済んでいた「参加者の招集」は特に以前より難しくなっているかもしれません
利用者さんにとっても、「これだけの人たちに支えてもらっている」と実感できる機会になります
せっかく集まってくれるのであれば、「盛り上がる」「やってよかった」と言われる会議にしましょう！
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